编者注：

微信已经成为大家生活、学习、工作中的重要工具，很多部门都建立了工作微信群，工作微信群的出现，让我们可以随时进行讨论，大大提高了工作效率。那么在工作微信群中讨论时，我们要注意什么呢？

01

周末懒睡被微信群毁了

周末的早上，她被微信工作群里显示的几十条信息吓了一跳。发生了什么事？

我赶紧开始看第一条未读消息，原来是昨天工作出了错误，直到晚上才发现，更糟糕的是，周一就要把项目交给客户了。

她心里一下子就沉了下去，天啊，周日不加班也太难受了吧，这也太过分了吧！

然而，随着拇指向下划过，血液又开始回流到脸上。

群里的同事都知道这次自己闯了大祸，但是又不愿意周末加班，于是都纷纷给出建议，最后大家还真想到了一个解决办法，只需要一个同事远程进行一些小小的修改就可以了。

群聊到此结束，她彻底睡不着了，就跟老板私聊，老板回复是“做好加班的准备，随时通知。”

早上九点半，群里突然传来“叮叮咚咚”的嗡嗡声，她赶紧拿起手机。

老板发来四个字：

“大家都在加班……”

表情符号，愤怒的表情符号在哪里？！

幸好老板及时发出了下半句：

“……不用了，东西都修改好了，XXX帮忙打印一下就行，大家做自己该做的事情就行。”

妈的，你如果说完这句话你就会死……

以上情节是我根据朋友近期的经历写的，这引发了我对微信办公的思考——如何正确使用微信群办公，提高沟通效率？

请首先关注我的主题设置：

存在就是合理的。“微信群”原本不是为了商务用途职场最基本的原则是，却被广泛用于工作，说明它肯定填补了一些未被满足的需求，或者以更高的效率取代了一些原有的沟通方式。

它创造了什么？

02

为什么需要工作微信群

过去，广告公司有一个独特的职位，叫Traffic（流程专员），工作内容比较模糊，但有一个核心功能，就是“把控项目进程，为项目成员分配时间，召集会议”。

简单来说，任何团队成员一旦发现自己需要讨论协作，都可以请求Traffic安排相关人员参加会议，并有义务监督讨论结果的落实。

然而，现在 Traffic 的职位几乎已经消失或被“客户经理”取代，原因有很多，其中之一就是 Traffic 的“组织会议资源”的工作职能已经被电子邮件，尤其是“工作讨论组软件”所取代。

在“微信群”出现之前，职场上常见的沟通方式有五种：正式通知、邮件、小型讨论会、电话、一对一面对面沟通。

在决定使用哪种沟通方式时，需要考虑三个因素：信息量、信息的隐私级别和时间要求。

如果你想与一名员工探讨他近期的表现以及未来的规划，你一定会选择“一对一的面对面交流”；

如果您有一份报告需要立即发送给所有团队成员，电子邮件是最好的选择；

如果是上述情况，那就是“危机管理”的情况了，信息量很大，需要向团队成员公开，充分讨论。以前这种情况一般需要开个小会才能解决，所以大家又会有“又要加班”的恐慌。

记得在广告公司工作的时候，同事经常会走到我的座位上问：“有时间吗？我们讨论一下。”然后他们会带着相关人员，三五个人，进行十五分钟的讨论。这几乎是专业服务公司最重要、最日常、最基本的沟通方式。

显然，“工作微信群”的出现，让过去的“小会议”可以随时讨论，正是基于这样的需求，我相信“工作微信群”会成为一种长期存在的重要沟通方式。

正是这种“灵活性”导致了其目前遭到严重滥用。

03

微信群工作基本原则：一个群，一个话题

任何新的通信方式必然会出现一定程度的滥用，之前的电子邮件就是如此。

2001年，美国一家软件公司的CEO在给高管的一封电子邮件中用讽刺的口吻指责员工上班迟到，并誓言要裁员5%，结果这封信被发布到网上，导致公司股价暴跌22%。

这就是“只适合一对一交流的私人信息”被滥用在“隐私性较差”的电子邮件上的结果。直到现在，电子邮件经常被滥用于公司内部的争吵和争论。

员工对“滥用微信工作群”最大的抱怨就是“什么都发在群里”，浪费大量时间在未读消息中，却收获甚微。

前面我也说了，“微信工作群”最适合发的信息是“信息量大、透明度高但需要充分讨论”，所以使用“微信工作群”最基本的原则是：

“一个群，一个话题，讨论完就解散群。”

第一，如果要讨论某项工作，就新建一个群，把相关人员拉进来。不要在一大群部门或公司里讨论某项工作，因为大多数人跟这份工作无关，这是一种信息骚扰。

第二，如果要邀请自己团队之外的同事进群，要提前打招呼；如果邀请其他公司的合伙人，一定要告知群内的同事，避免说的话对方不知情，不方便让外人知道。

第三，讨论结束，群解散，记得提前下载重要文件，并导出聊天数据备份。

第四，不要在群里发“通知”。通知信息量不大，不需要讨论，但需要反馈，所以显然应该通过电子邮件发送。

第五，即使是讨论，最终结果也必须通过邮件的形式正式告知团队成员。

04

微信工作群讨论礼仪

员工对微信工作群的另一种看法是：信息过载——大家都在同时说话，屏幕上充斥着文字、表格、文件和语音消息，寻找有价值的信息就像大海捞针。

但“信息过载”不能简单地归咎于讨论本身。

西方心理学家发现，餐馆里的服务员和厨师有一种不可思议的能力，他们可以在很短的时间内记住每张桌子上应该上来的菜职场最基本的原则是，但是一旦上菜，他们马上就忘得一干二净（让我想起了高考）。

这说明人们有能力在大量混乱的信息中关注、找到并暂时保留自己所需要的信息，以对抗“信息过载”，但有一个前提条件：这些信息是标准化的、有统一的格式。

因此，微信群“信息过载”的罪魁祸首不是“数量太多”，而是信息不规范。

为了解决这个问题，我们需要建立一套解决方案。我总结了以下几点：

第一、信息发送完整：一定要一次性发送完整的信息。人类是一片一片地阅读的，如果一句一句地读，不仅效率低下，而且容易丢掉重点，容易被别人的话语打断。

当然，不要超过200字，不然看上去会很累。

第二，重要信息请打草稿，至少不要有错别字：微信交流更像书面交流，太多口语化、满屏错别字都会降低沟通效率。

三、少发语音消息，除非你真的很赶时间或者打字不方便，但请提前告知我们；

第四，休息时间的工作交流要克制，只谈最紧急的问题。即使你是领导，打扰别人生活也要先道歉，尤其不能给人留下“还在工作”的错觉。

此外，以下行为均会降低微信群的沟通效率：

在工作群体中闲聊（我甚至见过人们在工作群体中互相调情）；

直接询问“你在吗？”或者不回复信息；

在工作群里发泄负面情绪，让每个人都成为你的“情绪垃圾桶”；

在工作群体中过于明显地奉承。

05

非常实用的微信功能

最后分享一下微信的“提醒”功能，这个功能在工作和商务沟通中也是非常有用的。

长按任何消息或收到的文件，您将看到“提醒”字样。

设置后，将会设置一定的时间提醒您查看信息。

该功能在工作沟通中有两种应用场景。

一是对于重要信息的二次提醒，比如明天的会议，重要的电话等等。

还有一种情况是，工作时收到一条信息，不想立刻处理，但又怕之后忘记，或是收到一个文件，刚保存却忘记阅读，都可以使用“提醒”功能。

有人说，手机已经成为人们的“新器官”，不管你愿不愿意，移动办公必然会成为一个重要的工作场景。

这里没有面部表情，语言就是一切。

你有权保持沉默，因为你说的一切都可能被当作法庭证据。

但有一个好处：你有充足的时间来考虑你的话，强化你的逻辑，消除不必要的描述，过滤掉你的不良情绪，实现高效的沟通。